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시는 지난 5월 6000여만원의 예산을 들여 시와 민원인, 시와 민간기관 사이에 오가는 팩스문서 유통 전 과정을 전산화하여 오픈 했다는 것.
그간의 팩스문서 유통방법은 컴퓨터의 파일을 인쇄한 뒤 출력물을 팩스 기기에 넣고 상대방 번호로 전화를 걸어 전송을 했다. 하지만 이제는 4단계의 과정을 2단계로 줄여 발송시간을 4분에서 1분으로 단축시켰고, 이런 과정도 마우스 클릭 한번으로 사용 가능해짐으로서 1년이면 2,000시간의 업무시간 절감효과를 보게 됐다.
실제로 지난 6월부터 11월 까지 6개월간 전자팩스시스템을 운영해본 결과 당초 계획 보다 업무시간 절감 효과가 뛰어났으며, 특히 하나의 공문을 여러 기관으로 단체 발송 할 때는 1시간까지 걸리던 일을 2~3분 만에 끝낼 수 있어 업무의 효율성이 크게 높아졌음을 증명했다.
아울러 불필요한 행정업무도 개선됐다. 예를 들어 그동안 팩스기기를 통해 접수하는 민원문서는 담당공무원이 대장을 만들어 송수신 이력을 꼼꼼히 기록 관리해왔으나 이제는 시스템 스스로가 자동으로 기록 관리하게 됐다.
시 관계자는 “이번 팩스 문서 유통방식의 개선으로 업무처리 시간 단축과 팩스 토너 구입비용 절감으로 한해 3800만원 가량의 절감효과가 기대되고 있으며, 앞으로도 예산절감 및 직원 업무 효율성 증대를 위한 사업을 꾸준히 추진할 계획이다”고 밝혔다.
